Formation Outlook

Durée

Lieu

• Apprendre à communiquer efficacement grâce à sa messagerie Outlook
• Savoir utiliser le calendrier Outlook pour gérer son planning et des rendez-vous
• Comprendre comment gagner du temps en organisant et en automatisant l’archivage de ses messages.

Objectifs opérationnels d’apprentissage

• Présentation d’Outlook et les principes d’utilisation
• Communiquer grâce à sa messagerie
• Organiser sa boîte de réception de messages
• Organiser la liste de ses contacts
• Utiliser le calendrier pour gérer son planning ou ses rendez-vous
• Faciliter la gestion de vos tâches à réaliser
• Utiliser des notes

Programme détaillé

Présentation d’Outlook et les principes d’utilisation

• Le ruban, les onglets et groupe de boutons
• L’onglet « Fichier »
• La barre de navigation
• Afficher / cacher des éléments de l’écran
• Prévisualiser un aperçu de différents éléments sur la barre de navigation

Communiquer grâce à sa messagerie Outlook

• Envoyer un message, demander un accusé de réception ou de lecture
• Personnaliser ses e-mails : signature automatique, format
• Utiliser une adresse de la liste d’adresses globale ou du carnet d’adresses personnel
• Gestion des pièces jointes
• Gestion des brouillons
• Répondre aux messages reçus
• Répondre et transférer un message reçu à un autre destinataire
• Personnaliser la mise en forme d’un message avec les papiers à lettre

Organiser sa boîte de réception de messages

• Trier et organiser ses messages
• Créer des dossiers de rangement
• Utiliser des dossiers publics pour partager des messages
• Créer et utiliser des dossiers personnels (en local)
• Automatiser le classement des messages reçus dans des dossiers
• Prévenir ses correspondants de son absence
• Autoriser un collègue à accéder à sa messagerie
• Accéder à la boîte aux lettres d’un autre utilisateur

Organiser la liste de ses contacts Outlook

• Ajouter un contact
• Créer une liste de distribution pour envoyer un message à plusieurs personnes

Utiliser le calendrier pour gérer son planning ou ses rendez-vous

• Modifier l’affichage des jours de son calendrier
• Prendre des rendez-vous
• Inviter des participants à des réunions
• Consulter les disponibilités des participants invités à une réunion
•  Répondre à une demande de réunion sur Outlook

Faciliter la gestion de vos tâches à réaliser

• Créer des tâches à réaliser
• Assigner une tâche à une personne